Tasks List
Penyelenggaraan Rapat Manajemen
- Operator Multimedia
- Mempersiapkan perangkat komputer, audio dan visual
- Menampilkan Lagu Indonesia Raya
- Menampilkan Lagu Mars Telkom University
- Menampilkan slide presentasi pimpinan*
- Klaim akses host Zoom Meeting dan membagi akses co-host
- Mengatur pinning dan spotlight pembicara
- Merekam kegiatan rapat ke cloud
- Mengajukan request rekaman cloud ke CeLOE
- Mengunduh rekaman cloud
- Master of Ceremony (MC)
- Mempersiapkan script MC
- Membuka acara
- Memimpin doa
- Memandu foto bersama*
- Memastikan seluruh peserta rapat mengisi daftar hadir
- Sekretariat
- Mempersiapkan naskah undangan rapat
- Menyebarkan undangan rapat
- Mengajukan peminjaman link Zoom ke CeLOE*
- Mempersiapkan daftar hadir/QR
- Memesan konsumsi rapat ke logistik (H-1)
- Mencatat notulen rapat
- Mengarsipkan daftar hadir rapat (fisik/digital)
- Membuat pertanggungan konsumsi rapat
- General Support
- Mempersiapkan konsumsi rapat di ruang rapat
- Mempersiapkan water dispenser/air panas
- Menyalakan lampu dan AC ruangan
- Menyediakan alat makan* (gelas, piring, sendok, garpu, dll.) dan tempat sampah
- Memastikan kebersihan dan kerapian ruangan sebelum dan setelah rapat
- Dokumentasi
- Mempersiapkan peralatan dokumentasi (kamera)
- Mengambil foto kegiatan rapat
- Mengambil foto bersama peserta rapat*
- Mengunggah hasil foto ke PhotoBank
Proses Sirkulir Memorandum of Agreement (MoA)
- Draft dokumen dikirim dari PIC Dosen Prodi ke unit Sekdek (dalam bentuk softcopy)
- Unit Sekdek melakukan review terhadap draft dokument MoA, meliputi:
- Tata bahasa
- Tanggal pelaksanaan
- SK Pimpinan terbaru yang tertulis di draft dokumen
- dsb.
- Setelah selesai proses review, dokumen MoA disirkulir untuk ditandatangani, dengan urutan sebagai berikut:
- Wakil Dekan II FEB
- Wakil Dekan I FEB
- Ka. Bag. Kerja Sama Strategis
- Dir. SPIO
- Ka. Ur. Legal
- Ka. Bag. Sekretariat
- Dir. SPS
- Dekan FEB
- Setelah selesai proses sirkulir dokumen MoA dan Baju Surat, selanjutnya unit Sekdek menginput ticketing kepada SPIO pada link berikut: https://tel-u.ac.id/ticketingreviewkst lalu menunggu antrian ±1 minggu sampai pihak SPIO mengirimkan link via WhatsApp terkait:
- Nomor Surat
- Review Dokumen
- Approval dari Ka. Bag. Kerja Sama Strategis dan Dir. SPIO
- Dokumen yang diterima dari SPIO selanjutnya direview dan direvisi kembali oleh unit Sekdek mengacu kepada remark yang diberikan oleh SPIO (ditandai dengan blok warna merah).
- Mempersiapkan peralatan dokumentasi (kamera)
- Mengambil foto kegiatan rapat
- Mengambil foto bersama peserta rapat*
- Mengunggah hasil foto ke PhotoBank